Datavask

Det starter med navne og adresser

De fleste virksomheder har et eller flere registre, hvor der er lagret navne og adressedata. Det kan være kunderegistre, leverandørfiler, medlemsfortegnelser, emnedatabaser, kontaktoplysninger osv.

Hvis man ikke i alle tilfælde har en entydig nøgle, som alle kender og bruger i alle sammenhænge, kan der hurtigt opstå rod i de enkelte registre i form af dubletter og manglende sammenhæng flere registre imellem. Endvidere bliver det meget vanskeligt automatisk at ajourføre med udefra kommende data.

Dette skyldes, at navne og adresse data kan være offer for tastefejl eller stavefejl samt usikkerhed omkring sekvens og feltanvendelse.

Tidligere kunne man med en vis fordel anvende telefonnumre til identifikation, men som følge af den udbredte anvendelse af mange forskellige slags telefonnumre, er den fordel stort set væk. E-post adresser har den samme skavank.

Udbredelsen af elektronisk data overførsel og selvbetjenings registrering via internettet eskalerer disse problemer med adresseregistre.

Den klassiske konsekvens af disse forhold kan være, at man udsender dobbelte sæt af materiale til interessenter. Endvidere kan man ved kampagner ramme eksisterende interessenter. Det virker uprofessionelt og giver unødige omkostninger.

Endelig ødelægger disse forhold mere eller mindre muligheden for at udnytte de informationer, man har knyttet til sine interessenter.

Den store datavask

For at løse op for disse problemer, bør man iværksætte en grundlæggende datavask.

Ved en datavask vil man typisk opnå at få identificeret og elimineret dubletter samt få identificeret og kædet den samme enhed mellem flere registre. Endvidere kan man gennemføre en match mod eksterne data med henblik på at korrigere og berige sine data.

Hvis der er tale om mere end bare et par tusinde enheder, er det en næsten umulig opgave at gøre dette manuelt. Der skal derfor understøttes med en automatisk løsning.

Den daglige rengøring

Når man så har fået vasket sine registre, må man forebygge mod at der opstår rod igen. Det samme gælder ved opstart af et nyt register.

En god ide er grundlæggende at have regler for registrering og fx. ikke anvende felter til andet end det oprindelige formål.

Anvendelse af vejkoder og/eller et vejregister kan være en stor hjælp.

Kan man oprette alle sine nye enheders data via en kontrolleret fortegnelse, er dette en god metode. Hvis data om virksomheder, kontaktpersoner eller privatpersoner ikke kan hentes fra en valideret liste, bør der være et intelligent dubletcheck.

Modtager man data elektronisk eller tilbyder man selvbetjenings registrering, bør man køre disse data igennem et datavask funktion, som man således udnytter som et filter - eller firewall om man vil - foran sin kostbare database.

Vil du vide mere

Ønsker du at vide mere eller modtage et tilbud: Ring +45 70 26 88 28 eller efterlad en besked på kontaktformularen. En kompetent medarbejder vil besvare dine spørgsmål.